1. cel korporacyjny
Firma MontiRooms eGbR została założona w 2024 roku przez Elaine Tumuscheit i Paula Müllera. Firma z siedzibą w Brandenburgii specjalizuje się w krótkoterminowym wynajmie umeblowanych nieruchomości firmom, które potrzebują tymczasowego zakwaterowania dla swoich pracowników. Skupiamy się w szczególności na firmach handlowych i budowlanych, które wysyłają pracowników związanych z projektami i szukają dla nich przytulnego, elastycznego i gotowego do zamieszkania tymczasowego zakwaterowania.
Obecnie zarządzamy i obsługujemy portfel około dziesięciu nieruchomości, które są dogodnie zlokalizowane. Długość pobytu gości waha się od kilku tygodni do kilku miesięcy - w zależności od lokalizacji i czasu trwania projektu. MontiRooms eGbR zajmuje się wszystkimi procesami wynajmu: od wyboru i wyposażenia nieruchomości po komunikację z klientami korporacyjnymi, opiekę nad gośćmi, sprzątanie i konserwację, aż po fakturowanie. Naszym celem jest stworzenie profesjonalnego, niezawodnego i zorientowanego na usługi standardu życia dla pracowników mobilnych.
Elaine Tumuscheit wnosi do firmy swoje bogate doświadczenie w pośrednictwie w obrocie nieruchomościami. Jest agentem nieruchomości z certyfikatem TÜV, pracuje w branży od 2021 roku, a w 2023 roku rozpoczęła działalność na własny rachunek. Oprócz profesjonalnego pośrednictwa jest odpowiedzialna za komunikację z klientami, pozyskiwanie nieruchomości i rozwój projektów. Paul Müller uzupełnia zespół założycielski o dogłębną wiedzę biznesową i przedsiębiorczą. Odpowiada za wszystkie procesy administracyjne, podatkowe i finansowe w firmie, a także koordynuje wewnętrzne procesy w codziennej działalności.
MontiRooms jest obecnie na progu kolejnego etapu rozwoju: ze względu na dynamiczny wzrost pracy administracyjnej i rosnące wymagania w zakresie komunikacji z klientami, władzami i dostawcami usług, konieczna jest konsekwentna cyfryzacja procesów operacyjnych.
MontiRooms eGbR postrzega siebie jako młodą, innowacyjną firmę w rozwijającym się niszowym segmencie sektora nieruchomości. Naszym celem jest stać się wiodącą platformą dla tymczasowych, wysokiej jakości kwater pracowniczych w Brandenburgii i poza nią.
2. opis zadania innowacyjnego (zadania technologicznego)
MontiRooms eGbR to młoda firma, która obecnie dopiero powstaje i działa niemal całkowicie w trybie analogowym. Wszystkie procesy biznesowe - od pozyskiwania klientów po zarządzanie nieruchomościami i fakturowanie - są obecnie przeprowadzane ręcznie lub przy użyciu nieustrukturyzowanych indywidualnych rozwiązań (np. arkuszy kalkulacyjnych, komunikacji e-mailowej). Wraz z rosnącym wzrostem portfela nieruchomości, rosnącą liczbą klientów i rezerwacji oraz rosnącą złożonością przetwarzania, cyfryzacja procesów operacyjnych staje się koniecznością.
Planowane innowacyjne zadanie polega zatem na ustrukturyzowanej cyfryzacji wewnętrznych procesów firmy w obszarach pozyskiwania, rozwoju i sprzedaży, a także cyfrowej dokumentacji procesów. Celem specjalisty ds. innowacji jest ustanowienie ustandaryzowanego, cyfrowego systemu, który nie tylko ułatwi procesy operacyjne, ale także przygotuje skalowalność modelu biznesowego.
Zadanie to nie zostało jeszcze zrealizowane w firmie w planowanej formie. Stanowi ono nowy, transformacyjny środek, który jest celowo oddzielony od codziennych operacji.
Pakiety robocze i działania
Analiza stanu obecnego i rejestracja procesu (miesiące 1-2):
Rejestrowanie i dokumentowanie wszystkich istniejących przepływów pracy. Identyfikacja cyfrowych interfejsów i wąskich gardeł. Stworzenie ustrukturyzowanego przeglądu w celu uzyskania potencjału optymalizacji.Badanie i wybór oprogramowania (miesiące 2-3):
Przegląd odpowiednich rozwiązań branżowych, takich jak Vermietet.de, EverReal lub Immoware24 do cyfrowego zarządzania nieruchomościami, Lexoffice lub sevDesk do cyfrowej księgowości i fakturowania. Podjęcie decyzji o konfiguracji oprogramowania dostosowanej do wielkości firmy i jej procesów.Wdrożenie i wprowadzenie systemu (miesiące 4-6):
Wprowadzenie wybranych narzędzi. Konfiguracja procesów cyfrowych (np. system CRM (Pipedrive, jeśli dotyczy), zarządzanie dokumentami, narzędzia do rezerwacji, automatyczne fakturowanie). Tworzenie wewnętrznych instrukcji i standardowych procesów (np. dla zapytań gości, zameldowania/wymeldowania, monitorowania płatności).Tworzenie cyfrowej dokumentacji procesu (miesiące 5-8):
Systematyczna dokumentacja wszystkich istotnych przepływów pracy w formie diagramów procesów, list kontrolnych i przepływów pracy. Wprowadzenie wewnętrznej wiki w celu trwałego zabezpieczenia i przekazywania wiedzy.Szkolenie i wzmocnienie pozycji (miesiące 8-9):
Wewnętrzne szkolenia dla akcjonariuszy dotyczące korzystania z nowych narzędzi i procesów cyfrowych. Stworzenie wytycznych dla przyszłych pracowników.Ocena i analiza skalowalności (miesiące 10-11):
Analiza oszczędności dzięki cyfryzacji, ocena jakości procesów, identyfikacja dalszego potencjału cyfryzacji. Przegląd wpływu nowych procesów na planowany rozwój firmy.Zakończenie projektu i raport (miesiąc 12):
Podsumowanie wszystkich działań, wyciągnięte wnioski, sugestie dotyczące dalszego rozwoju. Stworzenie cyfrowego raportu końcowego.
Uzasadnienie dla okresu realizacji projektu
Projekt ma trwać 12 miesięcy, aby zapewnić stopniową, dobrze ugruntowaną cyfryzację z wystarczającym czasem na testy i szkolenia. Krótszy czas trwania projektu wiązałby się ze znacznym ryzykiem utraty jakości i trwałości.
Cele i rozwój operacyjny
Celem jest pełna cyfryzacja wewnętrznych procesów firmy w celu ograniczenia pracy administracyjnej, zminimalizowania źródeł błędów, zwiększenia przejrzystości, poprawy zadowolenia klientów i stworzenia podstaw do dalszego rozwoju firmy.
3. odróżnienie innowacyjnego zadania od działalności operacyjnej
Innowacyjne zadanie wyraźnie różni się od podstawowej działalności operacyjnej polegającej na krótkoterminowym wynajmie nieruchomości. Podczas gdy codzienna działalność charakteryzuje się powtarzalnymi, krytycznymi dla czasu działaniami (rezerwacje, komunikacja z gośćmi, sprzątanie, konserwacja, fakturowanie), specjalista ds. innowacji koncentruje się na analizie strategicznej, cyfryzacji i długoterminowym rozwoju struktur wewnętrznych.
Wprowadzenie oprogramowania branżowego, cyfrowych systemów rezerwacji, dokumentacji procesów i baz wiedzy nie jest częścią istniejącej codziennej działalności, ale niezależnym projektem innowacyjnym o zrównoważonym, strategicznym charakterze.
4. równość, niedyskryminacja i zrównoważony rozwój
W MontiRooms eGbR równość, równość szans, niedyskryminacja i zrównoważony rozwój są mocno zakorzenione w naszej tożsamości korporacyjnej. Stanowisko specjalisty ds. innowacji jest przyznawane na zasadzie niedyskryminacji - bez względu na płeć, pochodzenie, religię, niepełnosprawność, wiek czy orientację seksualną.
Elastyczne godziny pracy i praca z domu sprzyjają godzeniu życia zawodowego i rodzinnego. Rozwiązania o niskich barierach będą brane pod uwagę w przyszłych działaniach. Cyfryzacja przyczynia się do zrównoważonego rozwoju poprzez mniejsze zużycie papieru, mniejszą liczbę dojazdów, cyfrowe zarządzanie nieruchomościami i świadome wykorzystanie istniejących budynków zamiast budowy nowych.
Zasady te wzmacniają społeczną i ekologiczną odpowiedzialność firmy oraz zapewniają całościowe wsparcie dla realizacji projektu innowacyjnego.