1. Unternehmenszweck
Die MontiRooms eGbR wurde im Jahr 2024 von Elaine Tumuscheit und Paul Müller gegründet. Das Unternehmen mit Sitz in Brandenburg hat sich auf die kurzfristige Vermietung von möblierten Immobilien an Unternehmen spezialisiert, die temporäre Unterkünfte für ihre Mitarbeitenden benötigen. Unser Fokus liegt insbesondere auf Handwerks- und Bauunternehmen, die projektbezogene Arbeitskräfte entsenden und für diese wohnliche, flexible und bezugsfertige Unterkünfte auf Zeit suchen.
Aktuell verwalten und betreiben wir ein Portfolio von rund zehn Immobilien, die sich in verkehrsgünstiger Lage befinden. Die Aufenthaltsdauer der Gäste variiert von wenigen Wochen bis hin zu mehreren Monaten – abhängig vom Einsatzort und der Projektdauer. Die MontiRooms eGbR übernimmt dabei sämtliche Prozesse der Vermietung: von der Auswahl und Einrichtung der Objekte über die Kommunikation mit Firmenkunden, die Betreuung der Gäste, Reinigung und Instandhaltung bis hin zur Abrechnung. Unser Ziel ist es, einen professionellen, zuverlässigen und serviceorientierten Wohnstandard für mobile Arbeitskräfte zu schaffen.
Elaine Tumuscheit bringt in die Gesellschaft ihre fundierte Erfahrung aus der Immobilienvermittlung ein. Sie ist TÜV-zertifizierte Maklerin, war seit 2021 angestellt in der Branche tätig und hat sich 2023 selbstständig gemacht. Neben der professionellen Vermittlung übernimmt sie die Kundenkommunikation, Objektakquise und Projektentwicklung. Paul Müller ergänzt das Gründerteam mit fundiertem betriebswirtschaftlichen und unternehmerischen Know-how. Er ist für alle administrativen, steuerlichen und finanzierungsbezogenen Prozesse innerhalb der Gesellschaft verantwortlich und koordiniert zudem die internen Abläufe im operativen Tagesgeschäft.
MontiRooms steht aktuell vor dem nächsten Entwicklungsschritt: Aufgrund des dynamisch gewachsenen Verwaltungsaufwands und der steigenden Anforderungen in der Kommunikation mit Kunden, Behörden und Dienstleistern ist eine konsequente Digitalisierung betrieblicher Prozesse erforderlich.
Die MontiRooms eGbR versteht sich als junges, innovatives Unternehmen in einem wachsenden Nischensegment der Immobilienbranche. Unser Anspruch ist es, die führende Plattform für temporären, hochwertigen Mitarbeiterwohnraum in Brandenburg und darüber hinaus zu werden.
2. Beschreibung der innovativen Aufgabe (technologische Aufgabe)
Die MontiRooms eGbR ist ein junges Unternehmen, das sich aktuell noch im Aufbau befindet und nahezu vollständig analog arbeitet. Alle Geschäftsprozesse – von der Kundenakquise über die Immobilienverwaltung bis hin zur Abrechnung – erfolgen derzeit manuell oder über unstrukturierte Einzellösungen (z. B. Tabellenkalkulationen, E-Mail-Kommunikation). Mit dem zunehmenden Wachstum des Immobilienbestands, der steigenden Anzahl an Kunden und Buchungen sowie der zunehmenden Komplexität der Abwicklung wird eine Digitalisierung betrieblicher Prozesse zwingend erforderlich.
Die geplante innovative Aufgabe besteht daher in der strukturierten Digitalisierung der unternehmensinternen Prozesse in den Bereichen Akquise, Entwicklung und Vertrieb sowie in der digitalen Prozessdokumentation. Ziel ist es, durch die Innovationsfachkraft ein einheitliches, digitales System aufzubauen, das nicht nur die operativen Abläufe erleichtert, sondern auch die Skalierbarkeit des Geschäftsmodells vorbereitet.
Diese Aufgabe wurde bislang in der geplanten Form nicht im Unternehmen bearbeitet. Sie stellt eine neue, transformative Maßnahme dar, die bewusst vom operativen Tagesgeschäft abgegrenzt ist.
Arbeitspakete & Tätigkeiten
IST-Analyse und Prozessaufnahme (Monate 1–2):
Erfassung und Dokumentation aller derzeit bestehenden Arbeitsabläufe. Identifikation von digitalen Schnittstellen und Engpässen. Erstellung einer strukturierten Übersicht zur Ableitung von Optimierungspotenzialen.Software-Recherche und Auswahl (Monate 2–3):
Prüfung geeigneter Branchenlösungen wie Vermietet.de, EverReal oder Immoware24 für die digitale Immobilienverwaltung, Lexoffice oder sevDesk für digitale Buchhaltung und Rechnungsstellung. Entscheidung für ein Software-Setup, das auf die Unternehmensgröße und Prozesse abgestimmt ist.Implementierung und Systemeinführung (Monate 4–6):
Einführung der gewählten Tools. Einrichtung digitaler Prozesse (z. B. CRM-System (ggf. Pipedrive), Dokumentenmanagement, Buchungstools, automatisierte Rechnungserstellung). Erstellung interner Anleitungen und Standardprozesse (z. B. für Gästeanfragen, Check-in/out, Zahlungsüberwachung).Erstellung einer digitalen Prozessdokumentation (Monate 5–8):
Systematische Dokumentation aller relevanten Arbeitsabläufe in Form von Prozessdiagrammen, Checklisten und Workflows. Einführung eines internen Wikis zur nachhaltigen Sicherung und Weitergabe von Wissen.Schulung und Befähigung (Monate 8–9):
Interne Schulungen für die Gesellschafter zur Nutzung der neuen Tools und digitalen Prozesse. Erstellung von Leitfäden für zukünftige Mitarbeitende.Evaluation & Skalierbarkeitsanalyse (Monate 10–11):
Analyse der Einsparungen durch Digitalisierung, Bewertung der Prozessqualität, Identifikation weiterer Digitalisierungspotenziale. Überprüfung, wie sich die neuen Prozesse auf das geplante Unternehmenswachstum auswirken.Projektabschluss & Bericht (Monat 12):
Zusammenfassung aller Maßnahmen, Lessons Learned, Vorschläge zur Weiterentwicklung. Erstellung eines digitalen Abschlussberichts.
Begründung für den Projektzeitraum
Das Projekt ist auf 12 Monate ausgelegt, um eine schrittweise, fundierte Digitalisierung mit ausreichender Test- und Schulungszeit sicherzustellen. Eine kürzere Projektdauer wäre mit einem erheblichen Risiko für Qualitätseinbußen und Nachhaltigkeit verbunden.
Ziele und betriebliche Entwicklung
Ziel ist die vollständige Digitalisierung der unternehmensinternen Prozesse zur Reduktion des Verwaltungsaufwands, Minimierung von Fehlerquellen, Steigerung der Transparenz, Erhöhung der Kundenzufriedenheit und Schaffung der Grundlage für weiteres Unternehmenswachstum.
3. Abgrenzung der innovativen Aufgabe vom operativen Geschäft
Die innovative Aufgabe unterscheidet sich klar vom operativen Kerngeschäft der kurzfristigen Immobilienvermietung. Während das Tagesgeschäft durch wiederkehrende, zeitkritische Tätigkeiten geprägt ist (Buchungen, Gästekommunikation, Reinigung, Instandhaltung, Abrechnung), fokussiert sich die Innovationsfachkraft auf die strategische Analyse, Digitalisierung und langfristige Weiterentwicklung der internen Strukturen.
Die Einführung branchenspezifischer Software, digitaler Buchungssysteme, Prozessdokumentationen und Wissensdatenbanken ist kein Bestandteil des bisherigen Geschäftsalltags, sondern ein eigenständiges Innovationsprojekt mit nachhaltigem, strategischem Charakter.
4. Gleichstellung, Nichtdiskriminierung und nachhaltige Entwicklung
Bei MontiRooms eGbR sind Gleichstellung, Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und Nachhaltigkeit fest im unternehmerischen Selbstverständnis verankert. Die Stelle der Innovationsfachkraft wird diskriminierungsfrei vergeben – unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Behinderung, Alter oder sexueller Orientierung.
Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice fördern die Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Barrierearme Lösungen werden bei zukünftigen Maßnahmen berücksichtigt. Die Digitalisierung trägt zur Nachhaltigkeit bei durch reduzierten Papierverbrauch, weniger Arbeitswege, digitale Objektverwaltung und die bewusste Nutzung bestehender Bausubstanz statt Neubau.
Diese Grundsätze stärken die soziale und ökologische Verantwortung des Unternehmens und begleiten die Umsetzung des Innovationsprojekts ganzheitlich.